Письменное общение и его языковые нормы рекомендуется знать всем, кто работает в коллективе и регулярно отправляет сообщения в письменном или электронном виде. Деловая переписка требует максимальной точности информации, нейтрального тона и уважения к адресату. Это позволяет сотрудникам избежать различных конфликтов и обмениваться информацией, избегая личных мнений и получая только факты.
Деловая переписка и её особенности
Перед отправлением каждого письма адресату необходимо соблюдать базовые правила при написании. Большинство из них являются стандартными, однако без их использования не обходится ни одна деловая переписка между сотрудниками или организациями. Как следует структурировать письмо:
- Приветствие. Здесь необходимо проявить уважение к адресату. Для этого можно использовать формулировку: Здравствуйте, уважаемый…
- Вступление. Это является кратким анонсом к теме всего письма. Рекомендуется конкретно ответить на вопрос предыдущего письма от адресата или задать его, все зависит от ситуации.
- Подробное описание ситуации в информационном стиле.
- Заключение. Краткий вывод основной части письма.
- Прощание. Здесь необходимо попрощаться в уважительной форме. (С уважением,…)
- Заполнение инициалов организации, подпись, дата и т. д.
Все вышеперечисленное является стандартной формой написания делового письма.
Этика деловой переписки
Всем сотрудникам организаций рекомендуется знать особенности письменного делового общения. Сейчас большинство людей отправляют письма в электронном виде. Это позволяет избежать различных помарок, ошибок, а также грамотно оформить текст. иногда письмо пишется от руки. Но, в любом случае, необходимо обращать внимание на деловой этикет письменного общения:
- Почерк. Он должен быть доступен для понимания любому адресату.
- Ошибки. Перед отправкой письма рекомендуется несколько раз проверить весь текст.
- Помарки. Они создают негативное впечатление при прочтении письма. Их необходимо избежать.
Деловой этикет письменного общения заключается в уважительном отношении к адресату.
При отправке письма в электронном виде желательно использовать стандартный бланк. Его предназначение заключается в уже подготовленной структуре, по которой необходимо заполнить письмо.
Деловая переписка в интернете
Интернет не является площадкой, где с адресатом можно разговаривать в свободном стиле общения. Здесь также присутствует деловой этикет, где необходимо проявлять уважение к человеку, даже если он занимает должность ниже. На что рекомендуется обратить внимание при общении в интернете:
- Использование смайликов. Они неуместны, и их использование только оттолкнет собеседника.
- Написание фраз заглавными буквами. Это является признаком дурного тона и своеобразного «крика».
- Приветствие и прощание с адресатом. В интернете, как и при написании делового письма, необходимо использовать уважительное приветствие и прощание.
- Передача информации. При отправке каждого сообщения необходимо обращать внимание на грамотность, пунктуацию и прочие возможные ошибки.
- Отправка сообщений. Отправление сообщений по одному или нескольким словам недопустимо при деловом общении. Каждое сообщение должно нести четкую информацию.
- Эмоции. Их необходимо исключить при общении. Информация должна быть представлена в нейтральном тоне.
Все правила выше являются стандартными, и их соблюдение позволит показать уважение к собеседнику и донести ему нужную информацию. Даже если со стороны адресата начинаются различные фамильярности или допущение ошибок, не стоит начинать вести себя также.
