В современном мире в любой сфере деятельности можно нередко встретить термин «дедлайн». Что он означает, как использовать дедлайны в работе предприятия или в личной профессиональной деятельности, что в нём хорошего и плохого — обо всём этом ниже.
Оглавление
Что такое дедлайн простыми словами
Это отрезок времени (дата или точное время), к которому необходимо завершить то или иное действие. Действием может быть как сам проект, так и один из его этапов.
Наиболее подходящим термином без использования англицизмов будет «окончательный/крайний срок». Как правило, дедлайн назначается как финальная дата работ над проектом. После истечения этого срока выполняемое действие либо теряет актуальность, либо нет, но просрочка влечёт за собой определённые последствия.
Откуда взялось слово?
От англ. deadline — можно перевести как «крайний срок». В англоязычных сообществах слово используется в качестве любого «ограничителя» по времени, но в русскоязычной среде термин пока применяется в сферах деятельности, близких к IT или творчеству.
Где сейчас используется термин?
Практически везде, где для работы действуют ограничения по времени. Это может быть связано как с особенностями производственного процесса, так и введено для удобства заказчиков. В основном это активно развивающиеся «молодые» сферы деятельности — маркетинг, IT, менеджмент, но постепенно термин становится всё более устойчивым.
Окончательный срок сдачи работ можно назвать дедлайном как в проектном бюро, так и на стройке — суть работ не имеет никакого значения.
Синонимы слова
Несмотря на то, что слово стали использовать относительно недавно, у него есть более простые и понятные для носителя русского языка синонимы:
- окончательный срок;
- потолок (+ по времени);
- дата приёма/сдачи;
- временные рамки;
- последний день/час (+ для сдачи).
Эти слова можно услышать в любом месте, где от сотрудников требуется выполнять какие-либо задачи на время. Это значит, что термин «дедлайн» давно используется в русскоязычном бизнесе, просто в другой форме.
Минусы ограничения времени
Дедлайны помогают организовывать сотрудников, «заставляют» их правильно планировать своё время, исходя из масштаба и объёма предстоящих задач. Это полезный инструмент, без которого работа большого коллектива невозможно — просто представьте, например, производство шоколадных конфет без ограничений по времени. Сырьё не будет готово вовремя, переход от одной стадии к другой будет замедлен, а упаковка может вовсе не приехать в цех, как и машины для доставки в места реализации.
Но есть у дедлайнов и ощутимые минусы — для некоторых руководителей они даже перекрывают плюсы:
- Уровень стресса. Сотрудник, который торопится — нервный сотрудник, менее эффективный и выгорающий быстрее. Всё зависит от темперамента, но в среднем работник, поставленный во временные рамки, испытывает сильный стресс.
- Дедлайн решает не все проблемы. Есть обстоятельства, на которые никак не могут повлиять установленные временные рамки. В случае, например, болезни нескольких ключевых сотрудников, близкий дедлайн не только не улучшит ситуацию, но и усугубит её, загоняя остальных в «аврал».
- Чрезмерное влияние на процесс. Если на предприятии есть только один рычаг управления производственным или творческим процессом — временные рамки, то в случае малейших отклонений от графика будут проблемы. Рекомендуется заранее продумать альтернативные методы.
Избежать этих минусов полностью не получится, зато можно минимизировать ущерб от них. Для этого достаточно продумать алгоритм работы для себя или коллектива в том случае, если временные ограничения не помогли или уже нарушены.
Принцип работы дедлайна
Работают установленные временные рамки просто. Схема всегда состоит из трёх неизменных составляющих:
- исполнитель или коллектив — работники (или составитель, если временные рамки для себя);
- задача или несколько;
- непосредственно сроки.
Ограничение времени вводится для того, чтобы к нему все необходимые работы уже были выполнены. Это глобальная задача, а вот как всё выглядит в виде пошаговой инструкции:
- Формирование задачи. На этом этапе определяется сама задача, а затем дробится на этапы, если это необходимо. Если в качестве исполнителей выступает несколько человек, этапы задачи делятся между ними согласно ролям в проекте.
- Распределение ролей и заданий. Самое сложное — заранее организовать работу. Нередко для этого нанимается отдельный сотрудник, который максимально оптимизирует процесс ещё до его начала.
- Начало работ. Исполнители приступают к работе — здесь начинает иметь значение человеческий фактор, учесть который невозможно. Несмотря на заданные сроки, теперь всё зависит от конкретных единиц в команде или вовсе одного специалиста.
- Подведение итогов (в случае попадания в дедлайн). Если сроки не сорваны, то проект можно считать успешно завершённым.
- Этап доработок и выделение дополнительного времени (если дедлайн не соблюдён). Из данной ситуации есть несколько путей выхода — увеличить время на выполнение задачи, сменить исполнителей, поменять формат выполнения задачи и т.д.
Данные правила применимы для установки любого дедлайна, без привязки к сфере деятельности. Чем больше исполнителей работают над задачей, тем сложнее будет организационная работа.
Для чего нужен дедлайн?
Основных причин две. Первая — практическая, заключается в объективных сроках для сдачи проекта. Например, заказчик или нужды вашего собственного предприятия диктуют следующее: необходимо создать и оформить архитектурный проект к моменту начала застройки. Застройка не может быть отложена с оглядкой на ваши обстоятельства — у них есть свои дедлайны. Образовывается созависимый процесс. Строители не начнут работу без вас, а вы не получите денег за проект, если строители не начнут работу в срок. Таким образом получается естественный дедлайн — он будет равен дате, в которую должны начаться строительные работы. Назначение временных рамок здесь — сделать два последующих, связанных процесса, реализуемыми.
Вторая причина — организационная. Большинство сотрудников исполнителей не умеют рассчитывать своё время на работу, соотнося его с задачей, так как не должны. Сотрудник обязан только выполнять задачи в заданное время (за исключение случаев, где в его обязанности входит постановка сроков для себя и/или других). Если пустить всё по течению и надеяться, что каждый исполнитель самостоятельно и правильно установит себе временные рамки, можно обнаружить, что к дедлайну проект не готов даже близко.
Виды ограничения по времени и сферы применения
В зависимости от сферы применения суть термина не меняется — только форма, в которой он может реализоваться. Временные рамки применимы ко всем сферам деятельности, но есть незначительные отличия. Обычно они связаны с тем, насколько сложны выполнимые задачи, какой труд используется (ручной, творческий, интеллектуальный), как много людей задействовано и насколько важен корректный срок выполнения.
Дедлайн в рекламе и продажах
Рекламная сфера связана с многими процессами — в одной пиар-кампании может участвовать несколько десятков специалистов или даже организаций разного профиля. Соблюдать временные рамки в маркетинговом бизнесе очень важно, так как промедления или задержки могут свести на нет эффективность рекламы.
Дедлайны здесь — обычный рабочий инструмент. Мало какой заказчик рекламных материалов будет ждать и продлевать сроки — это чревато убытками. В основном временные рамки устанавливаются дизайнерам, верстальщикам, создателям контента и ответственным за полиграфию.
Крайний срок в законодательстве
Здесь значение данного термина немного меняется — не обязательно наличие каких-либо специалистов или чиновников непосредственно в рабочем процессе, чтобы установить дедлайн. В законодательстве крайний срок означает период, к котором законопроект должен быть готов к окончательному рассмотрению или внедрению.
В журналистике
Несмотря на то, что печатные издания давно ушли в прошлое, новый формат журналов и другой прессы всё равно подразумевает постоянные дедлайны. Сроки устанавливаются для всего — для создания макета, для редактуры статей, для обработки фотографий моделей или товаров. Все процессы тесно взаимосвязаны, ещё больше, чем в сфере маркетинга. Если временные рамки одного из этапов будут нарушены, то под угрозой может оказаться весь проект.
Ограничение времени у программистов
В основном программисты занимаются созданием сайтов и приложений. Что первые, что вторые — сложные комплексные задачи, которые почти невозможно выполнить в одиночку. Именно поэтому у каждого сотрудника, чем бы он ни занимался на проекте, есть временные ограничения. Например, ведущие программисты должны успеть закончить «костяк» сайта, чтобы дизайнеры смогли сдать свою работу, а контентмейкеры — свою.
В сфере управления проектами
В процессах, которые предназначены для управления другими процессами, тоже есть дедлайны и их соблюдение очень важно. Сроки устанавливаются как внутри объектов управления, так и в самой организации. Сопоставить все сроки — непростая задача, для которой может понадобиться отдельный менеджер. Сложность управления в данном случае в том, что даже идеальный руководитель никак не может отвечать за исполнителей в своих подконтрольных проектах.
В кинематографе
Кинематограф представляет из себя сложную структуру, на которой основаны несколько десятков профессий — чтобы убедиться в этом, достаточно попробовать посчитать специалистов в титрах к любому фильму. Дедлайны здесь — каждодневная обыденность. Актёрам нужно уложиться в сроки, специалистам по обработке — подготовить кадры, композитору — написать музыку ещё до начала съёмок и согласовать её. Именно поэтому в киноиндустрии за срыв сроков положены колоссальные штрафы — даже звёздам первой величины.
Временные рамки настолько типичны для кинематографа, что множество фильмов сняты на эту тему — как серьёзных, так и не очень.
Польза и вред дедлайнов
От временных сроков и ограничений никуда не уйти — они всегда были и будут во всех процессах, которые предполагают выполнение задач и тем более создание чего-либо. Но руководителю важно понимать и осознавать как пользу от рамок по времени, так и вред от них. Так получится смотреть на ситуацию более объективно и разумно распоряжаться полномочиями по управлению. Подробнее об эффективном руководителе можно почитать в статье «Эффективный руководитель»
Польза ограничение по времени
Дедлайны однозначно определяют рамки работы. Исполнитель прежде всего должен заниматься своим делом — программист программировать, дизайнер создавать концепт, экономист — составлять бизнес-план. Если сотрудник помимо выполнения своей прямой задачи будет вынужден ещё и составлять себе временной график работ, параллельно сопоставляя с графиками других, работа не только замедлится, но и сильно потеряет в качестве.
Дедлайны нужны как раз для того, чтобы таких ситуаций не было — сотрудник получает указания и начинает работу, ни на что не отвлекаясь. Для того, чтобы это обеспечить, необходимо, чтобы сроки «спускались сверху» — ими может заниматься как непосредственно руководитель, так и ответственный старший сотрудник, которому поручен контроль и организационные моменты.
Разбивка на этапы
Временные рамки не только дают исполнителям понять, как быстро им нужно работать и в каком направлении двигаться, но и помогают разбить одну большую задачу на несколько маленьких. Этот простой принцип даёт сразу несколько преимуществ:
- сотрудник лучше видит процесс «в разрезе»;
- задача перестаёт пугать своими объёмами;
- человек гораздо лучше воспринимает несколько мелких и точных указаний, чем одно большое и абстрактное — работа будет протекать быстрее.
Правильная разбивка на этапы легко может сократить сроки выполнения вдвое, а то и больше. Грамотная организация очень много значит в любом процессе.
Фокус на задаче
Когда сотрудник освобождён от необходимости планировать ту часть работы над проектом, за которую он ответственен, у него появляется возможность полностью сосредоточиться на своей задаче. Их может быть несколько, но дедлайны помогут на время отложить большинство из них и сконцентрироваться на одной конкретной, не боясь опоздать.
Плюсы очевидны — только максимальное внимание на задаче может гарантировать её качественное и своевременное выполнение. Важно понимать, что дедлайны нервируют работников только в том случае, если если они близки к просрочке. В спокойной рабочей обстановке они только помогают — понятно, сколько времени можно потратить на работу, а сколько — на всё остальное.
Необходимые ресурсы
Под словом «ресурсы» руководители нередко подразумевают только профессиональные навыки сотрудника, но на деле всё куда сложнее. Ресурсами можно считать и так называемые «человекочасы» — то, сколько времени конкретный исполнитель может потратить на работу, не теряя при этом эффективности.
Дедлайн устанавливает временные рамки и тем самым заставляет исполнителей разумно расходовать свои силы, держать баланс. Переутомляться нет смысла, так как сроки в норме должны позволять работать в спокойном, безопасном темпе. Неразумно и слишком расслабляться — окончательный срок рано или поздно наступит.
Мотивация и чувство выполненного долга
Если всё сделать правильно — то есть, выставить адекватные сроки и правильно распределить задачи, то сотрудник не только не будет страдать от дедлайна, но и будет более мотивирован выполнять работу. Человека в любой сфере его жизни раздражает неизвестность, неопределённость — то же и с работой. Доказано, что исполнители испытывают в разы больше стресса, если дать им задачу и попросить «сделать скорее», не устанавливая конкретных сроков.
Даже если сотрудник будет эффективен, выполняя это, завершённая задача будет стоить ему больших моральных усилий. С дедлайном же ситуация противоположная. Работник точно знает, когда ему нужно сдать свою работу, потому легко выделяет себе время на работу и на отдых, оставаясь при этом более заинтересованным в результате.
Вред дедлайнов
Дедлайны могут приносить рабочему коллективу или конкретному специалисту одни проблемы, если они неправильно поставлены. Худшее, что может случиться — установка некорректных сроков. Такое бывает в результате случайной ошибки, а также тогда, когда организатор рабочих процессов недостаточно компетентен.
Неправильные или слишком жёсткие дедлайны могут навредить как проекту, так и исполнителям. В первом случае сотрудники просто будут работать хуже в стрессе, что не может не отразиться на итоговом качестве работы. Во втором — у работников произойдёт эмоциональное и профессиональное выгорание. Конечно, от одного проекта в аврале этого не произойдёт, но периодическое злоупотребление возможностями исполнителей «на грани» негативно скажется на рабочих процессах в будущем.
Как правильно ставить дедлайн себе и подчиненным: 5 распространенных ошибок
Уже понятно, что неправильно составленные сроки принесут гораздо больше вреда, чем пользы — но что делать, чтобы не оказаться в такой ситуации?
Установка невыполнимых сроков
Невыполнимые задачи начинаются там, где вы и ваши сотрудники начинаете использовать для работы время, которое предназначено для отдыха и прочих занятий. Ситуации бывают разными и нередко приходится поставить не совсем комфортные сроки, чтобы сдать проект в срок, но такое ни в коем случае не может быть нормой. Необходимо заранее определять, сколько времени по-максимуму займёт работа.
Игнорирование мнения подчинённых и сторонних исполнителей
Исполнители отлично знают пределы своих возможностей. Если отдел твердит, что сроки нереальны, лучше сделать всё возможное, чтобы прийти к компромиссу. Даже если проект, который сдавался в напряжённой обстановке досады и усталости, будет удачным, дальнейшие отношения с коллективом могут быть испорчены.
Отсутствие маленьких задач внутри больших
Не бойтесь кучи маленьких пунктов — это наиболее выгодная и простая стратегия, когда нужно сделать что-то масштабное. Даже если вы работаете один или исполнитель выполняет задачу в одиночку, «раздробить» большое задание нужно — так процесс идёт быстрее, а уровень стресса остаётся довольно низким.
Установка временных лимитов без запасов
Это не всегда возможно, но если перед вами стоит выбор — сэкономить немного времени или добавить его исполнителям, выбирайте второй вариант, не раздумывая. Это нужно не только для того, чтобы поднять моральный дух коллектива, но и для предотвращения ЧП.
Установка сильно разнящихся по длительности сроков для проектов
Конечно, для каждого проекта характерны свои сроки, но постарайтесь задать хотя бы приблизительно схожие временные рамки — например, месяц для масштабных задач и дни/недели для небольших. Так вырабатывается определённый темп работы, а также сотрудники будут знать, чего им ожидать (примерно). На знакомые события мозг реагирует более благосклонно, а значит, уровень стресса будет низким.
Что делать, если сотрудник регулярно нарушает дедлайн: 5 советов руководителю и рекомендации сотруднику
Разовый срыв сроков может случиться с любым, даже самым ответственным сотрудником, но что делать, если такое происходит регулярно? Простой ответ «перевести» или «уволить», а также другие карательные меры далеко не всегда эффективны.
5 советов для руководителя:
- Откровенный разговор. Как главный на проекте, постарайтесь выяснить, в чём причина такого поведения — возможно, вы найдёте компромисс и проблема исчезнет сама собой.
- Установите рамки. Не стоит устраивать скандал — вряд ли это ускорит работу, но покажите, что не намерены терпеть подобное отношение к работе. Установите «штрафные санкции» и прибегайте к ним, когда в этом возникнет необходимость.
- Узнайте глубину проблемы. Не исключено, что какой-либо из сотрудников срывает сроки потому, что от графика отстают другие исполнители. Прежде, чем обвинять одного работника, проверьте, виноват ли он в опоздании.
- Используйте правильные аргументы. Не стоит проявлять агрессию — как прямую, так и пассивную. Объясните, что множество людей испытывают неудобство от задержки, а возможный заказчик может быть недоволен.
- Не угрожайте санкциями впустую. Если вы озвучили, что за срыв сроков будет урезана премия или провинившемуся будет временно закрыт доступ к выгодным проектам, это необходимо исполнить. В противном случае сотрудники будут относиться к вашим предостережениям несерьёзно.
Крайне редко сотрудники срывают сроки осознанно и по своей воле — обычно это происходит под влиянием обстоятельств или является следствием неправильного тайм-менеджмента. Работник легко может избежать выхода за временные рамки дедлайна, если:
- заранее рассчитает время на проект по мелким задачам, исходя из собственных сил;
- вовремя согласует работу с коллегами по проекту (если есть);
- выяснит для себя все сложные моменты у руководителя или заказчика, чтобы по ходу работы трудности не тормозили процесс.
Последствия срыва крайнего срока
Основная проблема, которая исходит от срыва сроков — это недовольство заказчика. Если конкретного заказчика нет, то в его роли легко может выступать рынок, на котором реализуется товар, услуга или контент, являющийся результатом проекта. В зависимости от особенностей заказа, в случае просроченного дедлайна проект может стать не актуальным, а соответственно, не будет оплачен.
Есть и менее неприятные варианты развития событий. Например, проект оплатят, но дальнейшие заказы поступать не будут — фирме предпочтут более ответственных исполнителей. Также возможны такие последствия как негативные отзывы — прямые репутационные потери.